Küçükçekmece Belediyesi'nde Personel Eğitim Programı: Resmi Yazışma ve EBYS

Küçükçekmece Belediyesi, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün ortak çalışmasıyla personelin mesleki yetkinliklerini artırmak amacıyla 'Resmi Yazışma Kuralları ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi' konulu bir eğitim düzenledi.

Belediye binasının Çok Amaçlı Salonu'nda iki gün boyunca süren eğitim, İstanbul Büyükşehir Belediyesi Yazı İşleri Şube Müdürü Yusuf Kara'nın sunumuyla gerçekleşti. Kara, resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gereken protokolleri, bu protokollerin nasıl uygulanacağını ve resmi yazışmaların hazırlanmasında hangi yasal mevzuatların dikkate alınması gerektiğini anlattı. Ayrıca üst yazının yapısı, yaygın hatalar ve metin oluşturma sürecinde öne çıkan noktalar üzerinde durdu. Bilgi İşlem Müdürlüğü'nden Umutcan Yılmaz ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) hakkında; yasal sorumluluklar, Belgenet üzerinden üst yazı hazırlama, hızlı evrak oluşturma ve evrak düzenleme esnasında dikkat edilmesi gereken hususları detaylı bir şekilde açıkladı.

Resmi Yazışmalarda Doğru Yaklaşımın Önemi

İBB Yazı İşleri Şube Müdürü Yusuf Kara, resmi yazışmaların kamu kurumlarının iletişiminde hayati bir rol oynadığını vurgulayarak, ‘’Kamu kurumları resmi yazılar aracılığıyla iletişimi sağlar. İster gerçek ister tüzel bir kişiyle yazışma yapılsın, işlemin resmiyet kazanabilmesi için yazılı hale getirilmesi şarttır. Resmi yazı, kurumun prestijinin bir göstergesidir. Karşı kurum yazıyı okuduğunda, yazıyı hazırlayan ve imzalayan kişi hakkında bir kanaate varır. Yazının düzenli, kurallara uygun ve içeriğinin zengin olması, kurumun saygınlığını artırır. Aksi takdirde, yazılar geri dönebilir, işlemler uzayabilir, kamu zararı oluşabilir ve kurumlar soruşturmaya tabi olabilir. Bu nedenle, personelin sorumluluğu büyüktür’’ ifadelerini kullandı.